Die Finanzverwaltung hat verfügt, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Computer-Hardware und Anwendersoftware generell ein Jahr beträgt, wenn Geräte oder Lizenzen seit dem 1. Januar 2021 erworben worden sind oder noch werden. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben als Sofortabschreibung abgesetzt werden, und zwar unabhängig von der Höhe des Kaufpreises.

Die bisherige Grenze für „geringwertige Wirtschaftsgüter“ von 800 Euro netto spielt für PCs, Notebooks und Software keine Rolle mehr. Wer möchte, kann Geräte und Software aber auch wie bisher über drei Jahre abschreiben (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:0013; vgl. Unbegrenzte Sofortabschreibung für Computer und Software). Wie zu erwarten, gibt es bereits jetzt zahlreiche Fragen zu der Neuregelung.

Gibt es eine Vereinfachung beim Nachweis der beruflichen Nutzung?

Wird der PC so gut wie ausschließlich, das heißt zu mindestens 90 Prozent, für berufliche Zwecke genutzt, sind die Anschaffungskosten in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Falls die berufliche Nutzung weniger als 90 Prozent beträgt, sind die Anschaffungskosten entsprechend aufzuteilen und immerhin mit dem beruflichen Nutzungsanteil absetzbar. Üblicherweise werden dann 50 Prozent der Kosten anerkannt. Das sogenannte Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischter Nutzung (§ 12 Nr. 1 EStG) gilt hier nicht.

Es bleibt aber dabei, dass Arbeitnehmer die berufliche Nutzung ihres PCs oder Notebooks gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen müssen, um einen vollen oder zumindest einen anteiligen Abzug als Werbungskosten zu erreichen. Der Bundesfinanzhof hat dazu mit Urteil vom 19.2.2004 (BStBl 2004 II S. S. 958) entschieden:

„Kann ein Steuerpflichtiger nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, dass er einen PC … beruflich … genutzt hat, so erscheint es – auch aus Vereinfachungsgründen – regelmäßig vertretbar, dass typisierend und pauschalierend von einer jeweils hälftigen privaten bzw. beruflichen Nutzung des PC ausgegangen wird. Will der Steuerpflichtige oder das Finanzamt von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, so bedarf es zusätzlicher Anhaltspunkte und Umstände, die von dem betreffenden Beteiligten jeweils näher darzulegen sowie nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen sind.“

Um Missverständnisse zu vermeiden: Sofern Arbeitgeber die Geräte und auch die Software bzw. die entsprechenden Lizenzen anschaffen, um diese ihren Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen, kann hingegen grundsätzlich von einer 100-prozentigen betrieblichen Veranlassung ausgegangen werden, sodass einem vollen Abzug als Betriebsausgabe nichts im Wege steht.

Sofern Solo-Selbstständige Computer und Software für die eigene berufliche oder betriebliche Nutzung anschaffen, gilt zwar das oben für Arbeitnehmer Gesagte sinngemäß, das heißt, auch sie müssten die Nutzung grundsätzlich glaubhaft machen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Finanzämter bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden etwas weniger streng sind als bei Arbeitnehmern.

Ist bei einem Kauf im Laufe des Jahres wirklich eine volle Abschreibung möglich?

Die Anweisung des Bundesfinanzministeriums spricht davon, dass die Nutzungsdauer von Computern etc. mit einem Jahr, also zwölf Monaten, anzunehmen ist. Wenn nun ein PC am 1. Juli 2021 mit einem Kaufpreis von 1.500 Euro angeschafft wird, liegt der Gedanke nahe, dass im Jahre 2021 nur 6/12 von 1.500 Euro, also 750 Euro abziehbar wären und eben keine Vollabschreibung erfolgen darf. Und in der Tat ergibt das zugrundeliegende BMF-Schreiben erst dann Sinn, wenn man es zusammen mit § 7 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes liest, der wie folgt lautet:

„Bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung durch den Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einkünften sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, ist jeweils für ein Jahr der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzusetzen, der bei gleichmäßiger Verteilung dieser Kosten auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung auf ein Jahr entfällt.“

Da sich die Nutzungsdauer bei PCs und Anwendersoftware nun aber nicht auf „mehr als ein Jahr“ erstreckt, besteht folglich kein Raum für eine Abschreibung (AfA). Vielmehr sind die Anschaffungskosten im Jahr des Erwerbs in einer Summe abzuschreiben, und zwar unabhängig vom Monat des Kaufs. Bei der einen oder anderen Vortragsveranstaltung ist das offenbar anders kommuniziert worden, das heißt, bei einem Kauf im Dezember 2021 sollen nur 1/12 in 2021 und dann 11/12 des Kaufpreises in 2022 abgezogen werden dürfen.

Doch das ist falsch. Führende Vertreter der Finanzverwaltung haben mittlerweile bestätigt, dass eine volle „Sofortabschreibung“ in 2021 auch bei einem Kauf im Dezember möglich ist. Der Gesetzeswortlaut sei insoweit eindeutig.

Gilt die Sofortabschreibung auch für Smartphones?

Das BMF-Schreiben vom 26.2.2021 listet die begünstigten Geräte abschließend auf. Smartphones sind nicht dabei; bei ihnen bleibt es also bei der bisherigen Nutzungsdauer von sage und schreibe fünf Jahren. Liegen die Anschaffungskosten über 800 Euro netto, sind die Geräte mithin über fünf Jahre abzuschreiben. Nun werden Notebooks und Tablets heutzutage ja immer kleiner, während die Bildschirme von Smartphones größer werden.

Doch hierzu verfügt das BMF, dass nur Geräte mit einer sichtbaren Bildschirmdiagonale von mindestens 22,86 cm (9 Zoll) begünstigt sind. Das BMF-Schreiben im Wortlaut finden Sie: hier

Gilt die Sofortabschreibung auch im Handelsrecht?

Zahlreiche Unternehmer müssen nicht nur eine Steuerbilanz, sondern auch eine Handelsbilanz aufstellen, also eine Bilanz, die den handelsrechtlichen und nicht den steuerlichen Grundsätzen folgt. Handels- und Steuerbilanz sind oft identisch, da viele Bilanzierungsregeln aufeinander abgestimmt sind. Doch das muss nicht so sein, etwa im Bereich der Rückstellungen. Auch die Abschreibungszeiträume, also die Nutzungsdauern, von Wirtschaftsgütern können auseinanderfallen. Und so wird es auch bei Computerhardware und -software sein.

Wer seine Computer üblicherweise alle drei Jahre austauscht, wird handelsrechtlich eine Sofortabschreibung von einem Jahr nicht rechtfertigen können. Eine pauschalierende Sichtweise, wie sie das BMF aktuell aufgrund des politischen Wunsches vorgenommen hat, ist dem Handelsrecht fremd. Damit werden Handels- und Steuerbilanz – weiter – auseinanderfallen. In großen Betrieben, die ohnehin getrennte Bilanzen erstellen, mag das weniger interessant sein.

In kleineren Betrieben kann das aber zusätzliche Kosten der Bilanzerstellung verursachen. Andererseits wird der eine oder andere froh sein, wenn er seiner Bank eine Handelsbilanz präsentieren kann, die einen höheren Gewinn ausweist als die Steuerbilanz.

Müssen Unternehmer die voll abgeschrieben PCs in einem Anlageverzeichnis aufführen?

Bei Unternehmern stellt sich noch die Frage, ob die voll abgeschriebenen Computer – mit einem Erinnerungswert von 1 Euro – in einem Anlageverzeichnis aufzuführen sind. Auch bei der Software ist das gleichermaßen von Interesse. Der ursprüngliche Entwurf des BMF-Schreibens ließ erwarten, dass eine Aufnahme in einem Anlageverzeichnis nicht erforderlich ist.

Doch nach der endgültigen Fassung des Schreibens kann – und muss man wohl auch – anderer Auffassung sein. Jedenfalls empfiehlt sich bis zu einer endgültigen Klarstellung durch das BMF eine Aufnahme im Anlageverzeichnis.