Nach wie vor befinden sich viele Arbeitnehmer quasi gezwungenermaßen im Home-Office. Üblicherweise stellen Arbeitnehmer ihrem Chef die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nicht in Rechnung – sie sind froh, dass der Betrieb überhaupt weiterläuft. Doch zuweilen kommt der Wunsch auf, das Unternehmen möge sich an den Kosten beteiligen. Oder der Arbeitgeber möchte dem Arbeitnehmer die Kosten von sich aus ersetzen, und zwar am liebsten steuerfrei.
Zwar ist verschiedentlich zu lesen, ein „Auslagenersatz“ sei steuerfrei möglich. Doch so ist es ganz und gar nicht. Vielmehr gelten die Ausführungen des Bundesfinanzministeriums vom 18.4.2019 (BStBl 2019 I S. 461) und der Rechtsprechung, die wir Ihnen nachfolgend kurz vorstellen.
⇒Vorab weisen wir darauf hin, dass es nachfolgend um die Fälle geht, in denen ein häusliches Arbeitszimmer dem Grunde nach steuerlich anzuerkennen ist, also ein eigener Raum für die Arbeit im Home-Office genutzt wird und nicht nur eine bloße Arbeitsecke.
Grundsätzliche Frage: Mietverhältnis oder Arbeitslohn?
Leistet der Arbeitgeber Zahlungen für ein im Haus oder in der Wohnung des Arbeitnehmers gelegenes Arbeitszimmer, kann es sich um Mietzahlungen oder um Arbeitslohn handeln – und eben nicht um rein steuerfreien Auslagenersatz.
Maßgebend ist, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung des Arbeitszimmers bzw. Büros erfolgt (BMF-Schreiben vom 13.12.2005, BStBl. 2006 I S. 4; BMF-Schreiben vom 18.4.2019, a.a.O.)
- Wird der betreffende Raum vor allem im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt, so ist anzunehmen, dass die Zahlungen auf einer gesonderten Rechtsbeziehung neben dem Arbeitsverhältnis beruhen. Dann ist ein Mietverhältnis anzuerkennen.
- Dient die Nutzung in erster Linie den Interessen des Arbeitnehmers, so ist davon auszugehen, dass die Zahlungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft des Arbeitnehmers geleistet werden. Ein Mietverhältnis wird folglich nicht anerkannt.
Fall 1: Die Nutzung erfolgt vorrangig im Interesse des Arbeitgebers
Ein vorrangig betriebliches Interesse des Arbeitgebers ist insbesondere anzunehmen, wenn der Arbeitgeber die Räume ausschließlich deshalb „anmietet“ (bzw. einen Auslagenersatz zahlt), um dem Arbeitnehmer für die Ausübung seiner Tätigkeit einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Dieses Interesse des Arbeitgebers muss – objektiv nachvollziehbar – über die Entlohnung des Arbeitnehmers bzw. über die Erbringung der jeweiligen Arbeitsleistung hinausgehen.
Dann wird unterstellt, dass die Mietzahlungen auf einer gesonderten Rechtsbeziehung neben dem Arbeitsverhältnis beruhen. Gerade in Corona-Zeiten dürfte dieser Fall sehr häufig anzunehmen sein. Folge:
- Die Mietzahlungen des Arbeitgebers gehören beim Arbeitnehmer zu den steuerpflichtigen Einnahmen aus Vermietung.
- Die Arbeitszimmerkosten sind in voller Höhe als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung absetzbar.
Weil hier nicht ein „häusliches Arbeitszimmer“, sondern ein (externes) „Büro des Arbeitgebers“ vorliegt, gilt die Beschränkung des Werbungskostenabzugs auf 1.250 Euro nicht. Arbeitnehmer könne daher sämtliche Aufwendungen des vermieteten Raumes in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten absetzen – allerdings bei den Vermietungseinkünften.
Andererseits kann es sein, dass die Finanzverwaltung eine Überschussprognose anfordert, aus der sich ergibt, dass die Zahlungen des Arbeitgebers die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer decken. Einzelheiten dazu finden Sie in dem Beitrag „Arbeitszimmer: Zimmervermietung an den Arbeitgeber“.
Fall 2: Die Nutzung erfolgt nicht vorrangig im Interesse des Arbeitgebers
Das Finanzamt erkennt Mietverträge mit dem Arbeitgeber nicht an, wenn kein vorrangig betriebliches Interesse des Arbeitgebers für die Nutzung des Arbeitszimmers nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden kann. Als gewichtiges Indiz für das Interesse des Arbeitnehmers wertet es der BFH, wenn Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers über einen weiteren Arbeitsplatz verfügen und die Nutzung des heimischen Arbeitszimmers vom Arbeitgeber lediglich gestattet oder geduldet wird. Dann ist davon auszugehen, dass die Zahlungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der Arbeitskraft geleistet werden (BFH-Urteil vom 16.9.2004, BStBl 2006 II S. 10).
Außerhalb von Corona-Zeiten ist dieser Fall 2 wohl häufiger anzutreffen als der Fall 1. Derzeit ist der Fall 1, also das vorrangige Interesse des Arbeitgebers, wohl eher der Regelfall.
Die Zahlungen des Arbeitgebers für das Arbeitszimmer stellen im Fall 2 jedenfalls steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Auf der anderen Seite gelten für die Arbeitszimmerkosten die Abzugsbeschränkungen. Das bedeutet, dass die Kosten für das Home-Office meist gar nicht oder nur begrenzt bis 1.250 Euro absetzbar sind. Nur wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung darstellt, sind die Arbeitszimmerkosten in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar.
Ist ein vorrangig betriebliches Interesse des Arbeitgebers für die Anmietung des Arbeitszimmers zu verneinen, macht ein Mietverhältnis steuerlich keinen Sinn: Denn auf der einen Seite müssen die Zahlungen des Arbeitgebers voll versteuert werden, auf der anderen Seite aber dürfen Arbeitnehmer im Home-Office die Aufwendungen gar nicht oder nur in begrenzter Höhe als Werbungskosten absetzen.
Pauschaler Bürokostenzuschuss im Home-Office
Pauschale Bürokostenzuschüsse des Arbeitgebers für Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers oder für die Übernahme der Kosten für die Büroeinrichtung (z.B. Telefon, Faxgerät, Kopierer usw.) führen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Sie können nicht steuerfrei für Arbeitnehmer im Home-Office gezahlt werden (OFD Niedersachsen v. 27.03.2017 – S 2354 – 118 – St 215).
Auch wenn der Arbeitgeber mit dem Zuschuss Ausgaben für die Einrichtung von eigenen Arbeitsplätzen erspart, erfolgen die Zahlungen nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers (BFH-Urteil vom 15.3.2007, VI R 65/05).
Eine Ausnahme gilt im öffentlichen Dienst: Wird hier für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers eine Aufwandsentschädigung bzw. Mietentschädigung gezahlt, so bleibt diese nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG steuerfrei, soweit die Arbeitszimmerkosten beim Arbeitnehmer als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar sind. Der übersteigende Betrag aber ist als Arbeitslohn steuerpflichtig. Nach dieser Vorschrift bleiben Erstattungen aus öffentlichen Kassen steuerfrei, wenn sie Werbungskosten abdecken (BFH-Urteil vom 29.11.2006, BStBl 2007 II S. 308; BFH-Urteil vom 13.6.2013, VI R 37/11).
Theoretisch kommt eine steuerfreie Zahlung von Zuschüssen zum häuslichen Arbeitszimmer im Home-Office zwar auch bei privaten Arbeitgebern in Betracht, aber wirklich nur theoretisch. Denn der Arbeitgeber müsste sich bei jedem einzelnen Arbeitnehmer, dem er den Zuschuss zahlt, von der Beschaffenheit und der Nutzung des Arbeitszimmers überzeugen und die entsprechenden Unterlagen noch zum Lohnkonto nehmen. Das wird er nicht leisten können, sondern es letztlich, wenn überhaupt, nur bei pauschalen Zuschüssen belassen können. Auch stehen dem mitunter rechtliche Probleme gegenüber, denn der Arbeitgeber darf ja nicht ohne Weiteres die Wohnung eines Arbeitnehmers betreten und das Arbeitszimmer „begutachten.“
Tipp 1: Der Arbeitgeber darf Ihnen einen Barzuschuss zu den Kosten der Internetnutzung gewähren, diesen pauschal mit 25 % versteuern und die Pauschalsteuer übernehmen. Die pauschal versteuerte Leistung ist sozialversicherungsfrei (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG, R 40.2 Abs. 5 LStR). Die Kosten für die Internetnutzung müssen Sie dem Arbeitgeber mitteilen. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den von Ihnen angegebenen Betrag pauschal versteuern, wenn dieser nicht höher als 50 Euro im Monat ist. Sie müssen lediglich erklären, dass Sie einen Internetzugang haben und dass Ihnen dafür im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe entstehen. Großer Vorteil: Pauschal versteuerte Zuschüsse bis zu 50 Euro im Monat brauchen Sie nicht auf Ihre Internetkosten anzurechnen, die Sie als Werbungskosten absetzen (R 40.2 Abs. 5 LStR). Aufgrund der heutigen Flatrates ist der Nachweis allerdings nicht immer leicht zu führen bzw. kann der Betrag von 50 EU oftmals nicht mehr ausgenutzt werden.
Tipp 2: Alternativ hilft Satz in R 3.50 Abs. 2 LStR weiter: „Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden.“
Tipp 3: Letztlich ist bis zum Ende des Jahres 2020 auch an den so genannten „Corona-Bonus“ von bis zu 1.500 Euro zu denken, der steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden darf (§ 3 Nr. 11a EStG).