Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer "ersten Tätigkeitsstätte" beruflich tätig werden.

Eine Auswärtstätigkeit ist "vorübergehend", wenn Sie voraussichtlich wieder an Ihre erste Tätigkeitsstätte zurückkehren und dort Ihre Arbeit fortsetzen werden.

• Ein Arbeitnehmer kann nur eine einzige "erste Tätigkeitsstätte" pro Dienstverhältnis haben. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt als Auswärtstätigkeit.
• In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch gar keine erste Tätigkeitsstätte haben. Dann stellt die berufliche Tätigkeit insgesamt eine Auswärtstätigkeit dar. Dies kommt in Betracht bei Berufskraftfahrern, Taxifahrern, Lokomotivführern und Zugbegleitern, Piloten und Flugbegleitern.
• Falls Sie auf einem Fahrzeug beschäftigt sind: Jede neue Fahrt stellt eine neue Auswärtstätigkeit dar.
• Falls Sie längerfristige Arbeitseinsätze unterbrechen: Dauert die Unterbrechung mindestens vier Wochen, beginnt eine neue Auswärtstätigkeit. Dies ist bedeutsam für den Abzug von Verpflegungspauschbeträgen, die nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Ab 2014 kommt es nicht mehr auf den Grund für die Unterbrechung an, sodass auch Urlaub oder Krankheit zum Neubeginn führen. Bis 2013 hatte eine Unterbrechung durch Krankheit oder Urlaub keinen Einfluss auf den Ablauf der Dreimonatsfrist.

(2014): Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind als Werbungskosten absetzbar. Dazu zählen

• Fahrtkosten,
• Verpflegungspauschbeträge,
• Übernachtungskosten,
• Reisenebenkosten.

Im Gegensatz zu Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten werden Verpflegungspauschbeträge bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten stets nur für die ersten drei Monate derselben Auswärtstätigkeit berücksichtigt.

(1) Fahrtkosten: Die Fahrten sind absetzbar mit den tatsächlichen Kosten oder bei Benutzung des eigenen Pkw mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km).

(2) Verpflegungspauschbeträge: Ab 2014 gibt es nur noch zwei Verpflegungspauschbeträge: 12 Euro bei einer Abwesenheitsdauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie 24 Euro bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden. Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte - und zwar von der Hauptwohnung, nicht der Wohnung am Einsatzort. Fahrtzeiten sind einzubeziehen.

(3) Übernachtungskosten: Absetzbar sind nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Kosten. Ab 2014 werden diese Kosten anerkannt in den ersten 48 Monaten in unbeschränkter Höhe, danach nur bis zu maximal 1 000 Euro im Monat. Diese Begrenzung gilt nur in Deutschland, nicht jedoch im Ausland.

(4) Reisenebenkosten: Absetzbar sind auch verschiedene kleinere und größere Nebenkosten, die im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit anfallen. In Betracht kommen Fahrtkosten am Zielort, z.B. für Taxi oder Mietwagen, Autobahngebühren oder Fährkosten, Parkgebühren, Trinkgelder, Auslagen für Telefonate und beruflichen Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern.

(2014): Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?

Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?

Üben Sie Ihre berufliche Tätigkeit auf einem Fahrzeug aus, haben Sie im Allgemeinen keine "erste Tätigkeitsstätte", sodass die Tätigkeit als Auswärtstätigkeit zu beurteilen ist.

Dies betrifft beispielsweise

• Berufskraftfahrer,
• Reisebusfahrer,
• Linienbusfahrer,
• Straßenbahnführer,
• Müllwerker,
• Taxifahrer,
• Lokomotivführer,
• Zugbegleiter,
• Piloten und
• Flugbegleiter. 

Oftmals müssen Sie sich an einem festgelegten Ort (Übernahmeort) einfinden, um das Fahrzeug zu übernehmen.

Was ist steuerlich absetzbar?

• Die Fahrten zwischen Wohnung und dem Übernahmeort sind nur mit der Entfernungspauschale absetzbar.
• Trotz Entfernungspauschale können Sie dennoch Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen, sofern die Abwesenheit mehr als 8 Stunden dauert. Denn mangels erster Tätigkeitsstätte sind Sie ja auswärts beruflich tätig. Es wird hier keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale vorgeschrieben. Hier gibt es keine Dreimonatsfrist, denn jede Fahrt gilt als neue Auswärtstätigkeit.

(2014): Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?

Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?

Bei Auswärtstätigkeiten, wie Fortbildungsveranstaltungen, Seminaren, Tagungen, Verkaufsveranstaltungen usw., werden die Teilnehmer oftmals auf Kosten des Arbeitgebers beköstigt, entweder vom Arbeitgeber direkt oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, z. B. dem Tagungshotel oder einem Cateringunternehmen.

Für diesen Vorteil wird der Begünstigte vom Fiskus belangt.

(1) Bis 2013 wird der geldwerte Vorteil der kostenlosen Mahlzeit versteuert. Und zwar mit dem amtlichen Sachbezugswert, sofern es sich um eine "übliche Beköstigung" im Wert von höchstens 40 Euro handelt, oder mit dem tatsächlichen Wert, wobei hier die kleine Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro zur Anwendung kommt. Dafür aber kann der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag ungekürzt als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

(2) Ab 2014 ist es genau anders herum: Jetzt wird der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag gekürzt und auf die Versteuerung des Vorteils verzichtet. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen 40 % des vollen Verpflegungspauschbetrages. Eine Versteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert erfolgt ausnahmsweise nur dann, wenn der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen kann, z. B. bei einer Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden oder bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Zudem wird der Grenzwert für die "übliche Beköstigung" von 40 Euro auf 60 Euro angehoben.

(2014): Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?

Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?

Neben den Fahrtkosten, den Übernachtungs- und Verpflegungspauschbeträgen können Sie auch weitere Kosten absetzen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit entstanden sind. Dazu zählen unter anderem:

• Parkgebühren, Mautgebühren, Garagenmiete
• Telefongebühren für berufliche Gespräche
• Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
• Gepäckaufbewahrungsgebühren
• Kosten für den Ankauf von Devisen und Verlust beim Rückkauf
• Schadensersatz infolge von Verkehrsunfällen
• Schäden an Reisegepäck
• Diebstahl von Gegenständen (beruflich genutzte Gegenstände, private Gegenstände, die zu beruflichen Zwecken mitgenommen wurden, notwendige persönliche Reisegegenstände)

Nicht erstattet wird der Verlust von Geld oder Schmuck.

Für viele Reisenebenkosten gibt es keine Belege. Sie können diese trotzdem in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Fertigen Sie dafür einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung an und reichen diesen ein.

Tipp: Sollten Sie den genauen Betrag eines Postens nicht kennen, schätzen Sie diesen. Viele Finanzämter erkennen einen geschätzten Betrag in plausibler Höhe an.

(2014): Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?

Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten steuerlich einige Besonderheiten:

(1) Verpflegungspauschbeträge: Diese sind je nach Land unterschiedlich hoch. Für besonders teure Städte werden sogar gesonderte Beträge festgelegt. Die Pauschbeträge sind aus dem Bundesreisekostengesetz abgeleitet und werden vom Bundesfinanzministerium von Zeit zu Zeit neu bekannt gegeben.

• Bis 2013 gibt es drei Verpflegungspauschbeträge: 120 % (bei 24 Stunden), 80 % (bei 14 Stunden) und 40 % (bei 8 Stunden) der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz.
• Ab 2014 gilt nur noch eine zweifache Staffelung: Je vollen Abwesenheitstag beträgt der landesspezifische Verpflegungspauschbetrag 120 % und an Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen jeweils 80 % der höchsten Auslandstagegelder.

(2) Bordverpflegung: Bei Flugreisen ist im Flugpreis meist eine Bordverpflegung enthalten. Wenn die Rechnung für das Flugticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird, gilt Folgendes:

• Bis 2014 dürfen Sie trotz kostenloser Bordverpflegung die vollen Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Die Flugkosten brauchen nicht um den Verpflegungsanteil gekürzt zu werden und können ebenfalls in voller Höhe angesetzt werden. Auch brauchen Sie für die kostenlose Mahlzeit einen geldwerten Vorteil nicht zu versteuern.
• Ab 2015 gilt die kostenlose Bordverpflegung als eine "vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit". Das bedeutet, dass der Verpflegungspauschbetrag um je 40 % für das Mittag- oder Abendessen und um 20 % für das Frühstück zu kürzen ist. Die Kürzung des Verpflegungspauschbetrages erfolgt nicht, falls anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine kostenlosen Mahlzeiten gereicht werden.

(3) Mehrere Länder: Wenn Sie im Rahmen Ihrer Auswärtstätigkeit mehrere Länder aufsuchen, richtet sich der Verpflegungspauschbetrag immer nach dem Land, das Sie zuletzt vor 24:00 Uhr Ortszeit erreichen. Hingegen ist am Rückreisetag das Land maßgebend, in dem Sie zuletzt tätig waren - und nicht etwa Deutschland. Das gilt auch dann, wenn Sie die Auswärtstätigkeit in Deutschland fortsetzen, beispielsweise noch einen Kunden in Deutschland besuchen.

(4) Übernachtungspauschbeträge: Bei Übernachtungen im Ausland können die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge nicht mehr als Werbungskosten abgesetzt, sondern nur noch vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Falls ab 2014 die Auswärtstätigkeit im Ausland länger als vier Jahre dauert, erfolgt - anders als in Deutschland - für die 48 Monate keine Begrenzung der abzugsfähigen Unterkunftskosten auf 1.000 Euro pro Monat.

(2014): Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?

Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?

Bei Auswärtstätigkeiten können Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt werden.

Ab 2014 spielt u.a. eine neue 48-Monatsgrenze eine bedeutsame Rolle.

(1) Die 48-Monatsgrenze bei Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte
"Erste Tätigkeitsstätte" ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Auch ohne ausdrückliche Bestimmung des Arbeitgebers ist eine dauerhafte Zuordnung anzunehmen, wenn der Mitarbeiter an einer Arbeitsstätte längerfristig tätig werden soll. Dies ist der Fall bei einer Beschäftigung

• unbefristet ("bis auf Weiteres"),
• für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses (befristet oder unbefristet) oder
• über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten.

TIPP: Das bedeutet: Alle Zuordnungen (Versetzungen, Abordnungen, Kommandierungen), die von Beginn an befristet für längstens 48 Monate erfolgen, begründen noch keine "erste Tätigkeitsstätte", sondern eine Auswärtstätigkeit. Somit können Fahrtkosten mit der Dienstreisepauschale oder mit den tatsächlichen Kosten sowie Verpflegungspauschbeträge und Übernachtungskosten als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

(2) Die 48-Monatsgrenze bei Tätigkeit im Betrieb eines Kunden
Anders als bisher kann ein Arbeitnehmer nach neuem Recht seine "erste Tätigkeitsstätte" auch im Betrieb eines Kunden seines Arbeitgebers haben, jedoch nur bei längerfristiger Tätigkeit. Dies betrifft beispielsweise Arbeitnehmer, die längerfristig an einem Projekt beim Kunden mitarbeiten, oder Leiharbeitnehmer, die ohne zeitliche Befristung beim Entleiher tätig sind.

Eine solche längerfristige Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb eines Kunden oder eines verbundenen Unternehmens

• von vornherein länger als 48 Monate oder
• für die Dauer des Arbeitsverhältnisses tätig wird.

(3) Die 48-Monatsgrenze bei Übernachtungskosten
Für Übernachtungen während einer Auswärtstätigkeit sind stets nur die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Ab 2014 dürfen die Unterkunftskosten nur noch im Zeitraum von 48 Monaten in unbeschränkter Höhe abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Ab dem 49. Monat ist der Werbungskostenabzug bzw. die steuerfreie Kostenerstattung begrenzt auf die vergleichbaren Aufwendungen bei doppelter Haushaltsführung, d. h. auf höchstens 1 000 Euro im Monat. Diese Begrenzung gilt nur bei Auswärtstätigkeit in Deutschland, nicht jedoch im Ausland.

TIPP: Der 48-Monatszeitraum beginnt von neuem, wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens 6 Monate unterbrochen wird. Aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte), spielt keine Rolle.

(2014): Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?

Wie wird der tatsächliche Km-Kostensatz ermittelt?

Bestimmte berufliche Fahrten sind mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km) absetzbar. Stattdessen können Sie auch den tatsächlichen Km-Kostensatz ermitteln und geltend machen.

Den Kilometer-Kostensatz für Ihren Pkw erhalten Sie wie folgt:

1. Ermitteln Sie zunächst die Gesamtkosten des Fahrzeugs für einen Zeitraum von 12 Monaten. Das kann das Kalenderjahr oder auch ein beliebiger 12-Monats-Zeitraum sein. Sammeln Sie hierzu alle Belege. Die Anschaffungskosten des Pkw werden linear über 6 Jahre verteilt. Nicht zu den Gesamtkosten gehören Parkgebühren, Fährkosten und Mautgebühren sowie ab 2011 auch Unfallkosten aufgrund eines Verkehrsunfalls oder einer Beschädigung des Fahrzeugs von mehr als 1.000 Euro. Diese Aufwendungen sind in vollem Umfang bei der jeweiligen dienstlichen Fahrt absetzbar.
2. Ermitteln Sie die Gesamtfahrleistung in dem 12-Monatszeitraum. Dies ist am einfachsten möglich, wenn Sie die Kilometerstände Ihres Tachos zu Beginn und am Ende des 12-Monats-Zeitraums miteinander vergleichen.
3. Dividieren Sie die Gesamtkosten durch die Gesamtfahrleistung. Mit dem so ermittelten Km-Kostensatz bewerten Sie die dienstlich gefahrenen Kilometer und machen das Ergebnis als Werbungskosten geltend. Den Km-Kostensatz können Sie auch in den Folgejahren so lange ansetzen, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Es ist leider nicht möglich, einfach die vom ADAC berechneten Kostensätze für Ihren Fahrzeugtyp zugrunde zu legen. Diese Werte erkennt das Finanzamt nicht an.

(2014): Wie wird der tatsächliche Km-Kostensatz ermittelt?

Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?

Müssen Sie aufgrund Ihres Arbeitsvertrages Ihre Arbeitsleistung an zwei oder mehr Arbeitsstätten verrichten, z.B. im Hauptbetrieb und in einer Filiale, muss eine davon als "erste Tätigkeitsstätte" bestimmt werden. Dies kann der Arbeitgeber aufgrund seines Weisungsrechts tun. Oder es ist der Umfang der Arbeitszeit entscheidend: Eine Betriebsstätte gilt dann als Ihre "erste Tätigkeitsstätte", wenn Sie dort aufgrund Ihres Arbeitsvertrages

• typischerweise arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig sind.

Falls mehrere Arbeitsstätten die Voraussetzungen einer "ersten Tätigkeitsstätte" bezüglich Dauer der Tätigkeit oder Umfang der Arbeitszeit erfüllen, gilt folgende Regelung:

• Als erste Tätigkeitsstätte gilt diejenige, die der Arbeitgeber bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der Sie den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit ausüben.
• Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Was ist steuerlich absetzbar?

• Die Fahrten zwischen Wohnung und der "ersten Tätigkeitsstätte" sind lediglich mit der Entfernungspauschale absetzbar.
• Die Tätigkeit an den anderen Arbeitsstätten gilt als Auswärtstätigkeit, sodass die Fahrten mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km) bzw. mit den tatsächlichen Kosten absetzbar sind.
• Außerdem können Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, sofern die Abwesenheitsdauer mindestens 8 Stunden beträgt.

(2014): Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?